Zasady stosowania telepracy
Najważniejsze zasady stosowania telepracy, stanowiące pewnego rodzaju powtórzenie katalogu zasad zawartego w Ramowym Porozumieniu w sprawie telepracy z dnia 16 lipca 2002 r., zawarte w nowelizacji Kodeksu pracy to:

Definicje
Zgodnie z brzmieniem nowych przepisów (Kodeks pracy, Rozdział IIb) praca może być wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną  (telepraca).

Telepracownikiem zaś jest pracownik, który wykonuje pracę w warunkach określonych powyżej i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

W myśl art. 2 pkt 5 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną środkami komunikacji elektronicznej są rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności poczta elektroniczna

Punktem wyjścia do przyjęcia powyższej  definicji telepracy jest art. 128 Kodeksu pracy, z którego wynika, że pracownik świadczący pracę może znajdować się w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę do wykonywania pracy. Pracownik może więc wykonywać pracę w innym miejscu niż zakład pracy. Miejsce pracy wyznacza pracodawca (art. 22 § 1 k.p.).

Chociaż zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy telepraca jest to „regularne” wykonywanie pracowniczych obowiązków poza zakładem pracy, miejsca tego nie należy jednak utożsamiać wyłącznie z domem telepracownika, może on pracować także w każdym innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę. Nie ma także przeszkód, aby ustalić, że zatrudniony będzie świadczył pracę częściowo w domu, a częściowo w siedzibie pracodawcy.

W pozostałym zakresie wykonywanie pracy w formie telepracy powinno charakteryzować się (jak każdy klasyczny stosunek pracy) odpłatnym, osobistym wykonywaniem pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem. Wynika z tego, że do telepracownika należy stosować niemalże wszystkie przepisy Kodeksu pracy (poza niektórymi regulacjami z zakresu BHP o czym poniżej) z pełnymi ich konsekwencjami.

Zatem w wyniku zawarcia umowy o pracę telepracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Zatrudnienie w takich warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, nawet gdyby strony nazwały zawartą umowę umową zlecenia czy o dzieło.

Telepraca a związki zawodowe
Nowe przepisy nadały związkom zawodowym duże znaczenie przy wprowadzaniu telepracy w danym zakładzie pracy. Warunki stosowania telepracy określa się bowiem w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładowymi organizacjami związkowymi. Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 24125a. Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia, nie jest możliwe zawarcie porozumienia, to pracodawca określa warunki stosowania telepracy w regulaminie, uwzględniając propozycje przedstawione w toku uzgadniania porozumienia.

Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, warunki stosowania telepracy ustala pracodawca w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. W znowelizowanym Kodeksie pracy nie wskazano zasad wyłaniania takiego przedstawicielstwa; należy zatem przyjąć, że jeżeli u pracodawcy nie zostały ukształtowane zwyczajowo zasady wyboru przedstawicieli, pracownicy powinni je ustalić w porozumieniu z pracodawcą .  W przepisach nie przewidziano również sankcji dla pracodawcy, który wprowadzi telepracę bez zawarcia porozumienia albo wydania regulaminu. Nie wskazano także, jak należy postąpić, jeżeli pracownicy nie wybrali swoich przedstawicieli.

Porozumienie czy regulamin?

Warunki stosowania telepracy przez pracodawcę określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową.

Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia nie dojdzie do zawarcia porozumienia, pracodawca określa warunki stosowania telepracy w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.

Jeśli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, warunki sto-sowania telepracy ustala pracodawca w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u  danego pracodawcy.

Jak zostać telepracownikiem
Telepracownikiem można stać się „od początku” zatrudnienia lub w jego trakcie, ponieważ w myśl nowych przepisów uzgodnienie między stronami umowy o pracę, że praca będzie wykonywana w formie telepracy może nastąpić:

Porozumienie zmieniające – niedozwolone
W trakcie zatrudnienia zmiana warunków wykonywania pracy, na warunki telepracy, może nastąpić wyłącznie na mocy porozumienia stron, z inicjatywy pracownika lub pracodawcy. Nie jest natomiast dopuszczalne powierzenie wykonywania innej pracy w formie telepracy na podstawie tzw. „wypowiedzenia zmieniającego”:
Art. 42. § 1. Kp: Przepisy o wypowiedzeniu umowy o pracę stosuje się odpowiednio do wypowiedzenia wynikających z umowy warunków pracy i płacy.
§ 2. Wypowiedzenie warunków pracy lub płacy uważa się za dokonane, jeżeli pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe warunki.
§ 3. W razie odmowy przyjęcia przez pracownika zaproponowanych warunków pracy lub płacy, umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia. Jeżeli pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, uważa się, że wyraził zgodę na te warunki; pismo pracodawcy wypowiadające warunki pracy lub płacy powinno zawierać pouczenie w tej sprawie. W razie braku takiego pouczenia, pracownik może do końca okresu wypowiedzenia złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków”.

Pracodawca powinien, w miarę możliwości, uwzględnić wniosek pracownika dotyczący wykonywania pracy w formie telepracy, co oznacza że nie pracownik nie może „zmuszać” pracodawcy do zmiany jego umowy o pracę na umowę o telepracę. To samo dotyczy zresztą sytuacji odwrotnej, pracodawca, nie jest bowiem dopuszczalne powierzenie wykonywania innej pracy w formie telepracy na podstawie „polecenia służbowego”, ani na podstawie art. 42 § 4 Kodeksu pracy, czyli na podstawie tzw. „czasowego powiedzenia innych obowiązków na okres nie dłuższy niż 3 miesiące w roku kalendarzowym”:
Art 42 § 4. Kodeksu pracy: „Wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nie przekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika”.

Brak zgody pracownika na zmianę warunków wykonywania pracy na telepracę, a także zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy, nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę.

Informacja dodatkowa do umowy o pracę
Ciągle musimy pamiętać o tzw. informacji dodatkowej, przekazywanej pracownikowi zgodnie z art. 29 § 3 Kodeksu pracy. Jeżeli do uzgodnienia wykonywania pracy w formie telepracy dochodzi przy zawieraniu umowy o pracę, pracodawca określając rodzaj pracy, dodatkowo wskazuje warunki jej wykonywania. Pracodawca przedstawia telepracownikowi w ciągu siedmiu dni od zawarcia umowy o pracę pisemną informację o warunkach zatrudnienia. Podaje w niej, zgodnie z art. 29 § 3 Kodeksu pracy:

Gdy telepracownik dopiero rozpoczyna zatrudnienie, to informacje te pracodawca przekazuje w ciągu siedmiu dni od zawarcia umowy o pracę. Jeżeli natomiast pracownik staje się telepracownikiem w trakcie zatrudnienia, to najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy.

Sprzęt do wykonywania telepracy
Sprzęt należący do pracodawcy
Pracodawca odpowiedzialny jest za dostarczenie pracownikowi narzędzi pracy, czyli komputera wyposażonego w odpowiednie oprogramowanie i łączą internetowe. Zatem jeżeli pracodawca i telepracownik, nie postanowią inaczej, pracodawca jest obowiązany:

Sprzęt stanowiący własność pracownika
Pracodawca i telepracownik mogą jednak – w odrębnej umowie – określić w szczególności:

W przypadku, w którym pracownik będzie wykonywał pracę na własnym sprzęcie, telepracownikowi przysługuje dodatkowe wynagrodzenie mające charakter ekwiwalentu, w wysokości określonej w umowie, porozumieniu lub regulaminie, o których mowa w art. 67[6] Kodeksu pracy. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu bierze się pod uwagę normy zużycia sprzętu, jego wartość rynkową (udokumentowane w odpowiedni sposób ceny) oraz ilość i ceny materiałów wykorzystywanych na potrzeby pracodawcy. Przepisy nie określają wysokości ekwiwalentu, stanowią jedynie podpowiedź, jak go wyliczyć. Z przepisów wprost nie wynika również obowiązek pokrywania przez pracodawcę kosztów internetu. Zwrot tego kosztu może być zatem przedmiotem odrębnej umowy. Gdy telepracownik wykorzystuje własny sprzęt, najlepiej byłoby uwzględnić wydatki na Internet w wypłacanym ekwiwalencie.

Pamiętać należy bezwzględnie, że pracownik powinien móc okazać  dowody (np. dowody zakupy, faktury, gwarancje na swoje nazwisko) na to, że sprzęt stanowi jego własność, a nie jest np. pożyczony od innej osoby.

Jeśli idzie o czas pracy powinien on być wyznaczany wymiarem zadań telepracownika i kształtowany przez niego samodzielnie, przy uwzględnieniu przeciętnego czterdziestogodzinnego tygodnia pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, zgodnie z art. 140 Kodeksu pracy. Telepracownik może zostać zobowiązany do konsultowania harmonogramu pracy z pracodawca lub osoba wyznaczoną przez pracodawcę. Wybrany przez pracodawcę system powinien być ustalony w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy bądź w obwieszczeniu. Wynika tak z art.150 k.p.

Powierzenie sprzętu
Jeżeli pracodawca zgadza się, by pracownik pracował w domu ale na sprzęcie stanowiącym własność pracodawcy, może w odpowiedni sposób dodatkowo zabezpieczyć się. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracownik ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną w mieniu pracodawcy w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę, jednak odszkodowanie należne pracodawcy od pracownika ustala się w wysokości wyrządzonej szkody, jednak nie może ono przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody.

Zakaz dyskryminacji
Z nowych przepisów wynika również, że telepracownika nie wolno traktować mniej korzystnie w zakresie nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Nie można go dyskryminować zarówno z powodu podjęcia telepracy, jak i odrzucenia takiej formy zatrudnienia. Ponadto pracodawca musi mu zagwarantować wykonywanie pracy na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników – chodzi w szczególności o przebywanie na terenie firmy, kontaktowanie się ze współpracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń przedsiębiorstwa i zakładowych obiektów socjalnych.

Ustawowe gwarancje
Nowe przepisy zawierają szereg ustawowych gwarancji dla telepracownika:
- zakaz wypowiedzenia przez pracodawcę umowy o pracę z powodu niewyrażenia przez pracownika zgody na wykonywanie pracy w formie telepracy, jak również w razie zaprzestania wykonywania pracy w formie telepracy,
- zachowanie prywatności w czasie przeprowadzania kontroli wykonywania pracy lub w celu inwentaryzacji albo naprawy powierzonego sprzętu,
- równe traktowanie telepracownika z innymi pracownikami,
- możliwość przebywania na terenie zakładu pracy i kontaktowania się z innymi pracownikami – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników, a także możliwość korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy oraz z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej.