Jak przeprowadzić efektywne zebranie?

I. Przed zebraniem

1. Sprecyzuj jasno cel spotkania.
2. By uczestnicy mieli swobodę dyskusji i wymiany informacji, liczba zaproszonych nie powinna przekraczać 8 do 12 osób. W większym gremium, komunikacja pomiędzy uczestnikami, może być zakłócona z powodu rywalizacji o prawo do głosu.
3. Zapraszaj na zebranie osoby, których obecność jest konieczna dla omawianych spraw. Pozostali w tym czasie mogą zajmować się realizacją innych, pożytecznych i ważnych dla firmy zadań.
4. Ustal porządek obrad, poświęć czas na omówienie go z uczestnikami. Dzięki temu wszyscy będą mieli jasność co do przebiegu spotkania . Równocześnie zapobiegasz jałowym dyskusjom w toku zebrania, które dotyczą sensowności omawiania konkretnych problemów.
5. Zawczasu dostarcz uczestnikom niezbędne informacje. To zapobiega utracie czasu na ustalanie „po co właściwie się spotkaliśmy” i omawianie tego, co powinno być wszystkim wiadome.

II. Pilnuj tematu

1. Rozpoczynając zebranie wyraźnie zakomunikuj cel i oczekiwanie wobec spotkania. To zapobiega dygresjom i kierunkuje uwagę na sprawy kluczowe.
2. Co jakiś czas przypominaj o temacie spotkania – szczególnie, gdy uwaga uczestników rozprasza się wokół ubocznych spraw.
3. Ucinaj dygresje – sprowadzają dyskusje na boczne tory.
4. Gdy pojawi się temat, który dotyczy tylko części uczestników zasugeruj, by omówili go po za spotkaniem.

III. Dbaj o komunikację

1. Często ludzie chcą podzielić się swoimi uwagami natychmiast. Szczególnie dotyczy to tematów wzbudzających emocje. Jesteś po to, by im to ułatwić. Jednak nie wszystkim naraz. Dbaj, by mówili pojedynczo oraz nie przerywali wypowiedzi innych osób.
2. Gdy dyskusja nabiera rumieńców udzielaj głosu wedle kolejności zgłaszających chęć wypowiedzi. To niełatwe – wymaga bowiem dużej uwagi i szybkiego reagowania na to, co dzieje się przy stole.
3. Stosuj parafrazę, by upewnić się, czy dobrze rozumiesz treść wypowiedzi. To równocześnie da autorowi komunikatu poczucie, że został odebrany zgodnie z intencją.
4. Co pewien czas rób podsumowania  – to ukazuje dotychczasowy „dorobek” spotkania, oraz koncentruje uwagę uczestników na najważniejszych wątkach.

IV. Pilnuj czasu

1. Trzymaj się ustalonego czasu spotkania. Wszelkie odstępstwa od wcześniej umówionych ram, powodują bałagan w terminarzach wypełnionych innymi, równie ważnymi sprawami.
2. Ustal normy dotyczące czasu wypowiedzi (np. do 3 minut). Tego rodzaju ograniczenie dyscyplinuje osoby zabierające głos i każe skoncentrować się na meritum.
3. Przypominaj o upływie czasu. To wpływa mobilizująco na szybkość pracy uczestników i dynamizuje spotkanie.

V. Aktywizuj uczestników

1. Zadbaj, by każdy z uczestników wniósł swój wkład w spotkanie. Osoby mniej aktywne zachęcaj pytaniami, proś je o komentarze, sugestie.
2. Aktywizuj uczestników zadając pytania. Stosuj: – pytania otwarte, by zachęcić do rozwinięcia tematu.
   - pytania zamknięte, by precyzować wypowiedzi interlokutorów.
3. Wprowadzaj elementy pracy w mniejszych zespołach.
4. Stosuj techniki twórczego myślenia (np. Burzę mózgów).

VI. Zadbaj o dokumentację

1. Wyznacz osobę, której zdaniem będzie protokołowanie spotkania. Każda, nie zapisana informacja lub pomysł umykają (nierzadko bezpowrotnie).
2. Ważniejsze informacje, pomysły, wątki pisz na tablicy. Dzięki temu, ty i inne osoby mo?ecie w każdej chwili odwołać się do nich.
3. Po zebraniu roześlij do wszystkich uczestników informacje dotyczące wypracowanych rezultatów, wniosków, rozwiązań oraz podjętych  decyzji.