Wzajemne porozumiewanie się to zjawisko naturalne. Związane z nim umiejętności przyrodzone są każdemu z nas i nie zdarza się raczej (pomimo różnych zakłóceń i niedomagań w tej sferze), by proces komunikacji przestał działać z powodu ich braku. Jeżeli dwie osoby siedzące w jednym pokoju nie rozmawiają ze sobą, najprawdopodobniej po prostu nie mają na to ochoty.
Inaczej przedstawia się sytuacja, gdy z jednym miejscem swoją egzystencje wiąże dwieście, trzysta lub nawet (jak to ma miejsce w przypadku dużych koncernów) tysiące osób. Gdyby prezes trzydziestotysięcznego przedsiębiorstwa chciał porozmawiać przynajmniej przez minutę z każdym z pracowników, musiałby przeznaczyć na to blisko dwadzieścia jeden dni (bez przerw na sen, posiłki oraz inne ważne czynności).
Problem ten dotyczy nie tylko molochów, ale również szybko rozwijających się firm, których pracownicy (ze względu na sukcesywnie zwiększającą się liczbę) nie są już w stanie spotkać się przy jednym stole konferencyjnym. Taka sytuacja wymaga stworzenia

SYSTEMU KOMUNIKACYJNEGO

czyli zbioru narzędzi, norm i procedur, które regulują obieg informacji w firmie.

Typy przepływu informacji w organizacji

GWIAZDA przekazywane są w dół od jednostki centralnej np. zarządu. Odbiorcy nie mają ze sobą kontaktu – jedynie słuchają „góry”.

„Świętą wojnę” o tytuł najważniejszego działu w firmie toczoną przez finanse, produkcję i marketing rozstrzygnęło tzw. podejście procesowe. Dzięki niemu wszyscy okazali się wygranymi. Mówi ono, że najważniejszy w organizacji jest proces, na który składa się ciąg czynności towarzyszących produkcji oraz sprzedaży produktów.
Jak więc zorganizować efektywną i satysfakcjonującą komunikację w chwili, gdy wszystkie działy stają się równorzędnie odpowiedzialne za powstanie i sprzedaż produktu?
Podstawowa zasada w tej mierze brzmi:
 - informacja powinna wyprzedzać produkt.
Jeśli w dziale projektów powstaje idea produktu, czy już wiedzą o niej technologowie na hali produkcyjnej oraz spece od marketingu?
Jeśli jest on już przekazany do produkcji czy wnioski o stanie technicznym otrzymuje biuro projektu, a także marketing?
Aby jednak organizować procesy w ten sposób należy zwiększyć możliwość swobodnego przepływu informacji. Można to zrealizować przez:

Krzysztof Kondracki
Trener umiejętności menedżerskich